Cómo cambiar de agente de aduanas

Nadie lo tiene amarrado, y aquí está la prueba

El documento que lo conecta a un agente es un power of attorney, y 19 CFR 141.46 lo describe en dos oraciones que conviene leer juntas. Antes de transar negocio aduanero en nombre de su principal, el agente de aduanas debe obtener un power of attorney válido para hacerlo. No está obligado a radicar el power of attorney ante CBP.

Esa segunda oración es la que nadie cita, y explica mucha confusión. Su POA no está radicado en ninguna parte de CBP. No hay búsqueda, no hay registro, no hay lista de quién tiene autoridad sobre su número de importador. Lo que significa que tampoco hay nada que lo atrape. Lo que existe es un documento privado entre usted y un agente.

La duración funciona igual, calladamente. Bajo 19 CFR 141.34, los powers of attorney emitidos por una sociedad están limitados a un período que no exceda 2 años desde la fecha de otorgamiento, y todos los demás pueden otorgarse por un período ilimitado. Fíjese en las palabras pueden otorgarse. Lo ilimitado está permitido, no es automático, así que revise qué dice su propio POA antes de asumir que corre para siempre.

Revocar un power of attorney, con precisión

19 CFR 141.35 es la regla operativa y es corta: todo power of attorney estará sujeto a revocación en cualquier momento mediante aviso escrito dado a y recibido por CBP, ya sea en el puerto de entrada o electrónicamente.

Dos palabras de esa oración hacen trabajo de verdad. El aviso va a CBP, no solamente a su agente anterior, así que decirle al agente que se va es una cortesía y un asunto de contrato, no una revocación. Y tiene que ser recibido, no solo enviado, así que guarde la evidencia de recibo con el mismo cuidado con que guardaría una confirmación de presentación.

En la práctica, un cambio limpio se ve así, y nada de esto requiere la cooperación del agente saliente.

• Firme un nuevo power of attorney con el agente entrante.
• Dé aviso escrito de revocación a CBP sobre el POA anterior, en el puerto de entrada o electrónicamente, y guarde prueba de que fue recibido.
• Avísele por escrito al agente saliente y salde cualquier balance abierto, porque los cargos impagos son lo que más atrasa un traspaso.
• Pídale al agente saliente copia de sus récords, y espere un tiempo razonable en lugar de una respuesta instantánea.
• Entréguele al agente entrante sus entradas abiertas, los datos de su fianza y todo lo que esté en tránsito, para que nada llegue sin dueño a un puerto.

Sus récords: qué guarda su agente anterior y qué puede decir de usted

Los agentes guardan récords. Bajo 19 CFR 111.23(b), los récords se conservan por lo menos 5 años desde la fecha de entrada. Los powers of attorney tienen su propio trato: se conservan hasta que se revocan, y después por 5 años desde la fecha de revocación, o por 5 años desde que el cliente deja de ser cliente activo, el período que sea más largo.

La confidencialidad es más estricta de lo que la gente espera, y eso juega a su favor. 19 CFR 111.24 dispone que los récords del agente son confidenciales y no pueden divulgarse a personas que no sean esos clientes, más un conjunto definido: el fiador del cliente respecto de una entrada en particular, DHS y otros funcionarios de Estados Unidos, divulgación bajo subpoena u orden judicial, y divulgación con autorización escrita del cliente. Ese es el alcance real, y vale enunciarlo bien en lugar de acortarlo a salvo al cliente.

La lectura práctica para un importador que se muda: su agente anterior no está libre de discutir su negocio con un competidor, y sus récords son suyos y usted los puede pedir. Pídalos por escrito, y haga del traspaso un asunto de documentos y no de relaciones.

El dinero que se le debe tiene sus propias reglas, y son más específicas de lo que la mayoría de los importadores cree. 19 CFR 111.29(a) exige que el agente pague el arancel al Gobierno en o antes de la fecha de vencimiento, que transmita los pagos del cliente recibidos después de esa fecha dentro de 5 días laborables desde el recibo, y que entregue al cliente un estado escrito que rinda cuenta de los fondos recibidos del Gobierno para ese cliente dentro de 60 días calendario desde el recibo. Esa última es la oración que hay que recordar si un reembolso está aterrizando mientras usted cambia de agente: la rendición de cuentas se le debe a usted, por escrito, con un reloj declarado.

Más de un agente: qué está realmente establecido

Aquí se discuten dos estructuras y no están documentadas por igual, así que las vamos a separar en lugar de mezclarlas en un permiso general. Para ser claros sobre el límite de lo que le podemos decir: CBP no ha publicado una respuesta directa a la pregunta de si usted puede usar dos agentes a la vez.

Lo que está establecido sobre la primera estructura es en negativo y aun así sirve. Nada en 19 CFR 141.34, 141.35 ni 141.46 limita al importador a un solo power of attorney. Esas secciones gobiernan duración, revocación y el requisito de tener un POA, y ninguna pone tope a cuántos usted puede otorgar. Sobre esa base hay importadores que dividen el trabajo por puerto, por línea de producto o por modo de transporte. Solo tenga presente que descansa en la ausencia de un límite y no en un permiso expreso.

La segunda estructura CBP sí la permite expresamente, mediante lenguaje de nombramiento especial en el power of attorney. Según el Broker FAQ de CBP, el requisito de que los agentes otorguen un power of attorney directamente con el cliente no prohíbe una relación Broker A a Broker B, y un cliente puede autorizar a su agente, Broker A, a permitir que otros agentes, Broker B, transen cualquier porción del negocio aduanero conducido en nombre del cliente. Eso es guía de agencia y no reglamento, y describe una cadena que corre a través de su agente principal en lugar de dos relaciones directas.

Así que son arreglos distintos, con responsabilidades distintas y con bases distintas, y vale ser deliberado sobre cuál está montando en lugar de descubrir la diferencia cuando algo salga mal en una entrada.

El único límite que importa ahora mismo

Si parte de su razón para cambiar es la ola de reembolsos de aranceles IEEPA, lea esto antes de moverse. Un agente nuevo no puede presentar un reclamo CAPE sobre entradas que presentó otro agente. CBP acepta una declaración CAPE solamente del importador de récord o del agente licenciado que presentó esas entradas. Esa restricción es real, no es cuestión de esfuerzo ni de voluntad, y cualquier agente que le diga lo contrario está adivinando.

Lo que sí puede hacer un agente nuevo en esas entradas es todo lo demás: confirmar cuáles están afectadas, preparar la lista de entradas para que presentarla usted mismo en ACE sea mecánico, y trabajar las otras rutas de reembolso como protest, post-summary correction y drawback, donde un agente nuevo sí puede actuar. Nuestra página de reembolsos de aranceles explica ese mapa completo en lugar de repetirlo aquí.

Así que el consejo honesto de secuencia es que cambiar de agente y reclamar reembolsos CAPE son dos proyectos distintos, y saber cuáles de sus entradas caen de cada lado de esa línea es algo que se resuelve antes de que el POA cambie de manos, no después.

Lo que decide su propia situación

Qué tan suave sale un cambio depende de cosas que no vemos desde aquí: qué dice su POA actual y cuándo se otorgó, si tiene fianza continua y a nombre de quién se gestionó, qué está en tránsito ahora mismo y en qué puertos, y si alguna entrada abierta carga un asunto que no debería cambiar de manos a mitad de camino.

Mándenos esos detalles y le diremos claramente si conviene mover todo de una vez, correr en paralelo por una temporada, o esperar a que liquide una entrada en particular. A veces la respuesta es esperar, y se lo vamos a decir.